På oppdrag fra Brønnøysundregistrene har Menon i samarbeid med DNV GL gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse av ulike alternativer for et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor. Vi finner at det er et enormt potensial for effektivitetsgevinster i offentlig sektor ved å samordne informasjonsforvaltningen mellom de største informasjonsforvaltningsaktørene: Brønnøysundregistrene, NAV, kommunene, Skatteetaten, SSB, Kartverket og Difi.

Hele offentlig sektor kan ses på som en informasjonsforvaltningsaktør. Dette inkluderer distribusjon, mottak og produksjon av informasjon. Hver eneste aktivitet som gjennomføres (vedtak, tjenesteytelse, kommunikasjon, oppfølging og lignende) inneholder informasjonsforvaltning på et eller annet vis. Informasjon produseres internt i den offentlige enheten og utveksles til andre aktører i offentlig sektor eller til innbyggere og næringsliv. Denne informasjonsproduksjonen involverer ofte informasjon fra eksterne kilder.

IKT-systemene som legger til rette for dette har hatt en ekstremt høy investerings- og driftskostnadsvekst de siste fem årene og oppgavebyrden samt krav til tjenesteproduksjon er stadig økende. I tillegg må enhetene tilfredsstille krav om digitalisering, samordning på tvers av offentlig sektor og gjenbruk av informasjon. Slik det er i dag involverer det mange ressurser og mange opplever det som tungvint. Realisering av politiske reformer, iverksetting og utvikling av nye tjenester blir hindret eller utsatt grunnet IKT-utfordringer.
Rapporten følger i all hovedsak oppbygningen til en konseptvalgutredning (KVU) med unntak av et kravdokument og en mulighetsstudie. Det er utarbeidet to alternative løsninger på et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor:

Alternativ 1: Felles metoder og standarder for beskrivelser og informasjonsforvaltning

Alternativ 2: Felles metoder og standarder for beskrivelser og informasjonsforvaltning samt felles tjenester og infrastruktur

Samfunnsmålet er identifisert til å være økt ressurseffektivitet for informasjonsforvaltning i offentlig sektor.

Til forskjell fra nullalternativet vil alternativ 1 og alternativ 2 bidra til en samordning av informasjonsforvaltning på tvers av offentlig sektor. Alternativ 1 vil fremskaffe veiledere og metodedokumenter for bedre informasjonsforvaltning. Alternativ 2 vil supplere alternativ 1 med et sett av tjenester som bruker resultater fra alternativ 1 i åpent tilgjengelige web-portaler/IKT-tjenester. Alternativ 2 bidrar til å vise hvem i offentlig sektor som har hvilke data og tilby en katalog som beskriver begreper og informasjonsmodeller. Videre vil alternativ 2 også tilby tjenester/verktøy for å etablere og forvalte enhetens begreper, og en portal hvor et sett av offentlige datakilder er tilrettelagt for søking, navigering og visualisering.
Våre tiltak er svært nærliggende argumentasjonen fra Produktivitetskommisjonen (NOU 2015:1) som mener at samordning kan handle om standardisering. Produktivitetskommisjonen foreslår å fastsette sentrale funksjonskrav for offentlige IT-løsninger ettersom det kan legge til rette for samhandling og gjenbruk av løsninger. Formålet med standardisering er å få løsninger som fungerer sammen og unngå at det brukes store ressurser på å finne opp hjulet mange ganger. Dette er viktig for å redusere digitaliseringskostnadene.
Basert på en samfunnsøkonomisk analyse av virkningen av de to alternativene har vi kommet frem til at gevinstpotensialet i form av nettonytte over en analyseperiode på 15 år (2014-tall) er 13,2 mrd. kroner og 30,4 mrd. kroner for henholdsvis alternativ 1 og alternativ 2.

Gevinstpotensialet stammer i hovedsak fra redusert arbeidsbyrde og redusert ressursbruk fordelt til ekstern informasjonsforvaltning. Vi diskuterer også ikke-prissatte virkninger.
Det er viktig at vi ikke bare ser på endringen til et felles konsept for informasjonsforvaltning som en kostnadsreduksjon, men også som en frigjøring av ressurser til å møte en økende oppgavebyrde og en mulighet for nye tjenester. Resultatene baserer seg på endringer i de totale driftsbudsjettene (altså hva dagens informasjonsforvaltning koster) for Brønnøysundregistrene, Skatteetaten, SSB, NAV, Kartverket og Difi. Vi inkluderer også kommunene ved å inkludere deres forpliktelse forbundet med ekstern informasjonsforvaltning basert på deres pålagte oppgavebyrde til staten og offentlige etater. I tillegg diskuteres kvalitativt virkninger av alternativene for innbyggere, næringsliv og resten av offentlig sektor.
Utløsning av gevinstpotensialet er avhengig av noen sentrale forutsetninger som må være på plass. Gevinstpotensialet er svært sensitivt for koordineringsproblemer på tvers av offentlig sektor og er avhengig av at de største informasjonsforvaltningsaktørene tar alternativene i bruk. Dersom dette ikke skjer så kan gevinsten bli negativ. Kostnadene påløper til implementering og drift, men uten iverksettelse hos den enkelte offentlige enhet får man ingen gevinster.

Likevel argumenterer vi for at fremtiden kommer til å kreve nye løsninger og nye tjenester. Slik IKT-systemene og samhandlingen mellom de ulike offentlige enhetene er i dag er det et hinder fremfor en katalysator for disse nye løsningene og tjenestene. Å tilrettelegge for en fleksibel løsning med fokus på gjenbruk og en mer effektiv offentlig sektor vil forbedre ytelse og funksjon. Bidraget fra en implementering av alternativ 1 eller alternativ 2 vil bidra til en effektivisering av offentlig sektor og er svært nært koblet til argumentene og behovene beskrevet av Produktivitetskommisjonen i NOU 2015:1.

Rapporten ble presentert på Offentlig sektors dataforum 10. september 2015.

Dokumentet kan lastes ned her.

For mer informasjon om rapporten, kontakt Caroline Wang Gierløff eller Leo Grünfeld.