Økt avlevering av digitalt materiale fra forvaltningen og økte forventninger til digital tilgang til arkivmateriale gjør at Arkivverket er i en brytningstid. Arkivverket har behov for økt handlingsrom og styringsfleksibilitet i sin oppgaveløsing for å prioritere digitaliseringsarbeidet, samtidig som det fysiske arkivmaterialet forvaltes på en tilfredsstillende måte. Digitaliseringssatsingen holdes tilbake av at Arkivverket har en geografisk tilstedeværelse og oppgaveløsing tilpasset forvaltning av fysisk arkivmateriale. I denne utredningen har vi identifisert konseptuelle løsninger som gir økt fleksibilitet for Arkivverket til å løse oppgavene gjennom redusert behov for geografisk tilstedeværelse, samtidig som det fysiske arkivmaterialet forvaltes på en tilfredsstillende måte.

I utredningen vurderer vi i alt fem konseptuelle løsninger på problemet og to kombinasjonskonsepter utover nullalternativet. Problemet kan helt eller delvis løses ved å redusere antall arbeidssteder, overføre ansvar for stedbundne oppgaver (depot og brukertjenester) til fylkeskommunene eller samarbeide om depot og brukertjenester med kommunale arkivinstitusjoner. Basert på vurdering av prissatte og ikke-prissatte virkninger er det et konsept som skiller seg ut i positiv forstand. Det er reduksjon av antall arbeidssteder (relokaliseringskonseptet). Vi har vurdert tre versjoner av dette konseptet som omfatter: Publikum får tilgang til arkivmaterialet på lesesal (A), ved forespørsel sendes arkivmateriale til bibliotek nær bruker, i tillegg til tilgang via lesesal (B) og arkivmaterialet som etterspørres skannes og sendes elektronisk til bruker, i tillegg til tilgang via lesesal («scan on demand», C). Ut fra de prissatte virkningene fremstår A og C som de beste. Versjon A har høyest prissatt nytte. Versjon C kommer best ut i vurderingen av ikke-prissatte virkninger. Ut fra en samlet vurdering er det derfor ikke åpenbart hvilke av de to versjonene av relokaliseringskonseptet som har høyest samfunnsøkonomisk lønnsomhet. Differansen i prissatte virkninger mellom de to versjonene er om lag 85 millioner kroner, neddiskontert. Det tilsvarer 4,3 millioner kroner per år (annuitet) hvert år i 40 år. Skal versjon C av konseptet være det mest samfunnsøkonomisk lønnsomme tiltaket må verdien av økt tilgjengelighet, mindre slitasje og mindre svinn av det fysiske arkivmateriale minst utgjøre 4,3 millioner kroner per år i 40 år. Det tilsvarer 285 kroner per besøk på lesesal, hvis vi legger til grunn dagens besøkstall på 15 000 besøk per år.

Sluttrapporten kan leses her.

Arkivverket sin omtale av utredningen:https://www.arkivverket.no/nyheter/samfunnsokonomisk-analyse-av-arkivverk

Kontaktperson: Simen PedersenSimen PedersenSimen Pedersen